スタッフのヨシナです。
タスク管理分科会 第二回を渋谷で開催いたしました。
お集まり頂いた参加者のみなさん、そして一生懸命準備されてきたスタッフのみなさん、ありがとうございました。おかげ様で今回もとても盛り上がり大成功と言っても良いのではないかと思います。
簡単に会を振り返ってみましょう。
佐々木正悟さんゲストスピーク
ご自身のモチベーションをかなり意識したタスク管理法でしたね。やる気のでやすい時間帯に多くのタスクを入れる、効率の良い時間帯に仕事の予定をパンパンに入れるという方法は、かなり自然な方法ではないかと思います。
また時間の見積る４つのパターンについてお話頂きました。「たぶん３０分くらい」という感覚的な見積りをどのように正確な見積りとするか？という問題に４回行動した平均時間を取るという方法で解決されているというお話でした。これを書いていて気がついたのですが、頭脳労働者で毎日全く同じ仕事をしている方は稀だと思います。だから対策を立てないと、いつまで経ってもはじめてやる仕事になってしまうのですね。当然はじめてやる仕事は時間の見積りが感覚的なものになります。一見異なる仕事から共通点を見つけて過去かかった時間をいかに現在の見積りの参考にするのかがポイントなのではないかと思いました。
モヨリさんのライトニングトーク
モヨリさんからは、Nozbeを紹介して頂きました。
EvernoteとGoogleカレンダーと同期が取れるこのシステムは、行動と資料とスケジュールを管理できるのですね。またNozbeの共有機能を使って、職場でタスクを共有し各担当の作業ボリュームを見える化し均一化したいと仰ってました。うまく行きましたらそのノウハウを是非教えていただきたいと思います。
ひとみさんのライトニングトーク
ひとみさんからは、改造版タスクシュートを紹介して頂きました。
月ルーチンのお仕事が多いという特性からタスクシュートを一ヶ月単位に改造しているという、いかにもライフハッカーな使い方でした。この改造版タスクシュートは内勤の方にオススメだそうです。タスクシュートは、仕事の実績時間が自然と蓄積していきますので、しばらく使っているとご自身の作業ペースがわかってくるかと思います。つまりタスクシュートは、何時何分に帰宅できるか即座にわかるツールなんですね。
ヨシナのライトニングトーク
私からは、ただのメモをタスクに変える手法を紹介しました。
冷蔵庫のホワイトボードに書かれた「結婚記念日はマツタケ」という奥さんのメモ書き。これを実現するために行動しやすくする方法について紹介しました。タスク管理には、誰でもできる、しかし誰もがハマってしまうポイントがあります。行動しやすくするにはちょっとしたコツが必要なのです。
とても盛り上がったグループワーク
タスク管理の手法について、ディスカッションしました。私の座るテーブルでは、「いつかやりたいこと」をどのような手法で管理するか？という、かなり高度な話になりました。っといいますのも、メンバーがすごい方ばかり、ゲストスピーカーの佐々木さん、GTDと七つの習慣を使いこなす三浦さん、iPhone朝食会を主宰されている福島さん、そしてそろそろ人生の半分くらいの期間タスク管理をしている私。座席はくじ引きで決めていますので、私はかなり運が良かったのではないかと思っています。
「いつかやりたいこと」リストと行動するリストは分けるという意見が多数でした。理由はそれぞれでしたが、まとめると純粋に行動することだけまとまっていたほうが行動しやすいという意見でした。私は分けない派だったのですが、「いつかやりたいこと」をできるだけ行動に移したいという思いからあえて分けていません。総括するとみなさんご自身の理想のタスク管理を実現しやすいシステムで管理されているという印象でした。色々なシステムを試して自分に合うかを試行錯誤されているのですね。iPhone&Toodledoを使っているという点では４名とも共通でした。
グループワークの締めくくりには各テーブルの代表がまとめを発表し、隣のテーブルのちょっとイイ話を拾えるようにしました。この時間は、各テーブルの代表に色々な質問が飛び交い、会場がひとつになったような雰囲気になりましたね。
